ในยุคที่โลกการทำงานมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การพัฒนาความรู้และทักษะใหม่ๆ จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการก้าวหน้าในอาชีพ ไม่ว่าจะเป็นการเรียนรู้เครื่องมือใหม่ๆ การปรับตัวให้ทันกับเทคโนโลยี หรือการเสริมสร้างทักษะอ่อน (Soft Skills) ที่จำเป็นในการทำงานร่วมกับคนอื่นๆ การศึกษาต่อเนื่องและการเรียนรู้ตลอดชีวิตกลายเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องทำเพื่อเพิ่มพูนความสามารถและไม่ตกเทรนด์ในบทความนี้จะมาแนะนำเคล็ดลับและเทคนิคใหม่ๆ ที่ผู้อ่านวัยทำงานสามารถนำไปปรับใช้ในการพัฒนาทักษะใหม่ๆ เพื่อความสำเร็จในอาชีพการงานกัน จะมีเคล็ดลับหรือวิธีใดกันบ้าง มาเรียนรู้กันในบทความนี้เลยค่ะ1.การใช้เทคโนโลยีเพื่อพัฒนาทักษะใหม่ๆในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกด้านของการทำงาน การใช้เทคโนโลยีในการเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ๆ กลายเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นการเรียนออนไลน์ การฝึกฝนทักษะจากแอปพลิเคชันต่างๆ หรือการใช้เครื่องมือดิจิทัลที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตัวอย่างเช่น:คอร์สออนไลน์: เว็บไซต์ต่างๆ อย่างCoursera, LinkedIn Learning หรือ Udemy มีคอร์สที่ครอบคลุมทั้งทักษะทางเทคนิค เช่น การเขียนโปรแกรม การใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง หรือทักษะด้านการบริหารจัดการ เช่น การบริหารเวลา หรือการเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ สามารถเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญจากทั่วโลกได้แอปพลิเคชันการเรียนรู้: แอปพลิเคชันเช่นDuolingo (สำหรับการเรียนภาษา) หรือKhan Academy (สำหรับวิชาคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์) ช่วยให้การเรียนรู้เป็นเรื่องสนุกและสะดวกสบาย สามารถเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลา นอกจากนี้ยังมีแอปพลิเคชันเฉพาะทางที่ช่วยพัฒนาทักษะต่างๆ เช่น การเขียน การพัฒนาความคิดสร้างสรรค์ หรือการปรับปรุงทักษะในการนำเสนอ2.การเรียนรู้แบบ Microlearning (การเรียนรู้แบบย่อย)ในชีวิตประจำวันที่เต็มไปด้วยภาระงาน การเรียนรู้ที่ไม่ใช้เวลามากเกินไป แต่สามารถนำไปใช้ได้ทันทีกลายเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยมMicrolearning คือการเรียนรู้ในรูปแบบชิ้นเล็กๆ ที่สามารถทำได้ในเวลาสั้นๆ ซึ่งเหมาะกับคนที่มีเวลาไม่มากและต้องการเพิ่มทักษะใหม่ๆ อย่างรวดเร็ว เทคนิคนี้ช่วยให้คุณสามารถเรียนรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่รู้สึกเบื่อหน่าย ตัวอย่างเช่น:การดูคลิปวิดีโอสั้นๆ: ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการดูวิดีโอที่อธิบายแนวคิดใหม่ๆ หรือทักษะที่คุณต้องการเรียนรู้ เช่น การใช้เครื่องมือใหม่ๆ ในการทำงาน หรือเคล็ดลับการพัฒนาทักษะการสื่อสารการทำแบบทดสอบสั้นๆ: การทำแบบทดสอบออนไลน์หรือการทดสอบความเข้าใจจะช่วยให้คุณสามารถทบทวนและเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เทคนิคนี้ช่วยให้คุณสามารถเรียนรู้จากความผิดพลาดและพัฒนาทักษะในระยะเวลาสั้นๆ โดยไม่รู้สึกท้อ3.การตั้งเป้าหมายในการพัฒนาตัวเองการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและสามารถวัดผลได้เป็นวิธีหนึ่งที่ช่วยให้การพัฒนาทักษะมีทิศทางและมีกระบวนการที่เป็นรูปธรรม การตั้งเป้าหมายในการเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ช่วยให้คุณมีแรงบันดาลใจในการพัฒนาตัวเอง เช่น:กำหนดเป้าหมายในระยะสั้นและระยะยาว: ตัวอย่างเช่น ในระยะสั้นอาจตั้งเป้าหมายว่า "ในเดือนนี้จะเรียนรู้วิธีใช้โปรแกรมExcel ให้คล่อง" หรือในระยะยาว "ในปีนี้จะเรียนรู้การบริหารจัดการโปรเจกต์ได้อย่างมืออาชีพ"การติดตามความก้าวหน้า: สร้างแผนการตรวจสอบความก้าวหน้าของการเรียนรู้ เช่น การทบทวนเป้าหมายทุกสิ้นเดือนเพื่อประเมินว่าได้ทำตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ นอกจากนี้คุณสามารถใช้เครื่องมือออนไลน์เช่นTrello หรือAsana ในการติดตามความก้าวหน้าและบริหารการเรียนรู้ของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ4.การฝึกฝนผ่านการทำงานจริง (Learning by Doing)การเรียนรู้จากการลงมือทำจริงในงาน หรือโปรเจกต์ที่ทำอยู่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการพัฒนาทักษะใหม่ๆ คุณสามารถฝึกฝนทักษะที่เรียนรู้ในคอร์สหรือการศึกษาอื่นๆ ในการทำงานจริงเพื่อให้เกิดความเข้าใจอย่างลึกซึ้ง ตัวอย่างเช่น:การทำโปรเจกต์ที่ท้าทาย: การทำโปรเจกต์ใหม่ๆ ที่คุณยังไม่เคยทำมาก่อนจะช่วยให้คุณได้ฝึกทักษะใหม่ๆ เช่น การทำงานกับเทคโนโลยีใหม่ๆ การแก้ปัญหาในงาน หรือการพัฒนาทักษะการทำงานเป็นทีม โดยเฉพาะในงานที่มีความซับซ้อน คุณจะได้เรียนรู้การจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพการทดลองสิ่งใหม่ๆ ในการทำงาน: การลองใช้เครื่องมือหรือวิธีการใหม่ๆ ในงานที่ทำจะช่วยให้คุณเรียนรู้และปรับปรุงการทำงานของตัวเอง รวมถึงพัฒนาความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่ๆ5.การแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ (Peer Learning)การเรียนรู้จากเพื่อนร่วมงาน หรือคนในอุตสาหกรรมเดียวกันเป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้การพัฒนาทักษะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและประสบการณ์ช่วยให้ได้มุมมองใหม่ๆ และสามารถปรับปรุงทักษะได้เร็วขึ้น ตัวอย่างการเรียนรู้จากเพื่อนร่วมงาน ได้แก่:การสร้างกลุ่มเรียนรู้ภายในองค์กร: คุณสามารถตั้งกลุ่มหรือทีมขึ้นมาภายในองค์กรเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือการทำงานใหม่ๆ หรือการพัฒนาทักษะที่สำคัญต่อการทำงาน เช่น การพัฒนาทักษะการนำเสนอ หรือการใช้เครื่องมือสำหรับการจัดการโปรเจกต์การร่วมมือกันในโครงการหรือกิจกรรม: การทำงานร่วมกันในโครงการใหม่ๆ ช่วยให้คุณได้เรียนรู้จากประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานและพัฒนาทักษะในการทำงานเป็นทีม โดยเฉพาะการทำงานในโครงการที่ต้องการทักษะเฉพาะ6.การรับFeedback และพัฒนาอย่างต่อเนื่องการรับคำแนะนำจากผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ที่มีประสบการณ์จะช่วยให้คุณเห็นจุดแข็งและจุดที่ต้องปรับปรุงในการทำงาน การขอFeedback อย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณสามารถพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง เช่น:ขอFeedback จากผู้บังคับบัญชา: การขอคำแนะนำจากผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับการทำงานของคุณ เช่น "ในมุมมองของคุณ ฉันสามารถพัฒนาทักษะการบริหารจัดการทีมได้อย่างไรบ้าง?"การรับคำแนะนำจากเพื่อนร่วมงาน: เพื่อนร่วมงานสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำงานในโครงการหรือทักษะต่างๆ ที่คุณยังไม่เก่ง การรับคำแนะนำในลักษณะนี้จะช่วยให้คุณเห็นมุมมองใหม่ๆ ที่อาจจะเป็นประโยชน์ในการปรับปรุงการทำงาน7.การปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงโลกการทำงานในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เข้ามาใช้ หรือการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป คุณจึงต้องปรับตัวให้เร็วและมีประสิทธิภาพ เช่น:การศึกษาแนวโน้มใหม่ๆ ในอุตสาหกรรม: การติดตามข่าวสารและแนวโน้มใหม่ๆ ในวงการของคุณ เช่น การเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ หรือการศึกษาวิธีการบริหารงานในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงการพัฒนาทักษะที่สามารถปรับใช้ได้ในหลายสถานการณ์: ทักษะที่ยืดหยุ่น เช่น การทำงานเป็นทีม การสื่อสาร หรือการแก้ปัญหา จะช่วยให้คุณปรับตัวได้ง่ายในสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดสรุปการพัฒนาความรู้ในที่ทำงาน ถือเป็นกุญแจสำคัญในการเติบโตในอาชีพโดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากเกินไป ด้วยการใช้เทคโนโลยีในการเรียนรู้ การเรียนรู้แบบMicrolearning การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน การทดลองทำจริง และการรับคำแนะนำจากผู้อื่น เราก็สามารถพัฒนาทักษะใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การศึกษาต่อเนื่องและการเรียนรู้ตลอดชีวิตยังช่วยให้เราสามารถปรับตัวทันกับการเปลี่ยนแปลงในโลกการทำงาน และก้าวไปข้างหน้าในเส้นทางอาชีพการงานอย่างมั่นคงและยั่งยืนอีกด้วยที่มา : https://www.starfishlabz.com
อ่านเพิ่มเติม
ในโลกที่ทุกอย่างเร่งรีบ การรักษาProductivityหรือประสิทธิภาพในการทำงานไม่ใช่แค่การทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น แต่คือการจัดการเวลา พลังงาน และสมาธิอย่างชาญฉลาด เพื่อให้เราบรรลุเป้าหมายได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะในชีวิตการทำงานหรือชีวิตส่วนตัว หากคุณรู้สึกว่าไฟในการทำงานเริ่มมอดลง หรือกำลังมองหาวิธีที่จะคงความProductiveไว้ได้เสมอบทความนี้มี7 วิธีง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณรักษาประสิทธิภาพได้อย่างยั่งยืน1.เริ่มต้นวันใหม่ด้วยกิจวัตร (Morning Routine)ที่ใช่การเริ่มต้นวันใหม่ที่ดีจะส่งผลต่อProductivityของทั้งวัน ลองใช้เวลา15-30 นาทีในตอนเช้าเพื่อทำสิ่งที่เติมพลังให้กับตัวเอง เช่น การทำสมาธิ ออกกำลังกายเบาๆ อ่านหนังสือ หรือเขียนบันทึกประจำวัน กิจวัตรเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีสมาธิและเตรียมความพร้อมทั้งร่างกายและจิตใจก่อนเริ่มภารกิจต่างๆ ของวัน2.ใช้หลักการ "2นาที" เพื่อลดการผัดวันประกันพรุ่งเมื่อเจอภารกิจที่ใช้เวลาไม่นาน ให้ลองใช้กฎ"2นาที"หากงานนั้นใช้เวลาทำไม่เกิน2 นาที ให้รีบทำทันทีโดยไม่ลังเล เช่น ตอบอีเมลสั้นๆ จัดโต๊ะทำงาน หรือเคลียร์เอกสารเล็กๆ น้อยๆ การทำเช่นนี้จะช่วยลดภาระงานที่สะสม และสร้างความรู้สึกสำเร็จเล็กๆ ที่เป็นแรงผลักดันให้คุณอยากทำงานต่อไป3.แบ่งงานใหญ่ให้เป็นงานย่อยที่จัดการได้ภารกิจที่ดูใหญ่และซับซ้อนมักทำให้เรารู้สึกท้อแท้และเริ่มต้นได้ยาก ลองแบ่งงานเหล่านั้นออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่เล็กลงและจัดการได้ง่ายขึ้น เช่น หากต้องทำรายงานทั้งเล่ม ให้แบ่งเป็น "ค้นคว้าข้อมูล", "ร่างโครงสร้าง", "เขียนบทนำ", "จัดทำกราฟ" การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมและสามารถเริ่มต้นลงมือทำทีละขั้นตอนได้อย่างเป็นระบบ4.สร้างสมดุลด้วยการพักเบรกสั้นๆ อย่างสม่ำเสมอการทำงานต่อเนื่องเป็นเวลานานอาจทำให้สมองล้าและProductivityลดลง ลองใช้หลักการ"Pomodoro Technique"ที่เป็นการทำงาน25 นาทีสลับกับการพักเบรก5 นาที การพักเบรกสั้นๆ นี้จะช่วยให้สมองได้พัก ฟื้นฟูสมาธิ และกลับมาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ การลุกขึ้นไปยืดเส้นยืดสาย หรือเดินไปดื่มน้ำ จะช่วยให้ร่างกายได้ผ่อนคลายด้วยเช่นกัน5.ลดสิ่งรบกวนให้เหลือน้อยที่สุดสิ่งรบกวนรอบตัว เช่น การแจ้งเตือนจากโซเชียลมีเดีย, อีเมล, หรือเสียงโทรศัพท์ สามารถดึงสมาธิของคุณออกจากงานได้ ลองจัดพื้นที่ทำงานให้เป็นระเบียบ ปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น และแจ้งให้คนรอบข้างทราบว่าคุณต้องการสมาธิในการทำงาน สิ่งแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานจะช่วยให้คุณโฟกัสกับงานตรงหน้าได้อย่างเต็มที่6.ทบทวนและวางแผนอยู่เสมอการจะคงความProductiveไว้ได้ คุณต้องรู้ว่ากำลังทำอะไรและจะไปในทิศทางไหน ลองใช้เวลาในตอนเย็นหรือตอนเช้าเพื่อทบทวนงานที่ทำไปแล้วในแต่ละวันและวางแผนงานสำหรับวันถัดไปการทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเห็นความคืบหน้าและสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเหมาะสม ทำให้คุณมั่นใจว่าทุกอย่างที่ทำกำลังเดินหน้าไปสู่เป้าหมายที่วางไว้7.รู้จักขีดจำกัดและดูแลตัวเองProductivityไม่ใช่การทำงานหนักตลอดเวลา แต่คือการทำงานอย่างฉลาด การจะรักษาประสิทธิภาพไว้ได้ในระยะยาว คุณต้องรู้จักขีดจำกัดของตัวเอง หากรู้สึกว่าเหนื่อยล้าทางกายหรือใจ อย่าลังเลที่จะหยุดพัก การดูแลตัวเองด้วยการพักผ่อนให้เพียงพอ, รับประทานอาหารที่มีประโยชน์, และออกกำลังกายอย่างสม่ำเสมอ เป็นรากฐานสำคัญที่จะช่วยให้คุณมีพลังงานและแรงบันดาลใจในการทำงานได้อย่างต่อเนื่องการเป็นคนที่Productiveไม่ได้เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่เกิดจากการสร้างนิสัยที่ดีและการฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ ลองนำวิธีเหล่านี้ไปปรับใช้ในชีวิตประจำวัน เพื่อให้คุณสามารถจัดการงานและใช้ชีวิตได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุขในทุกๆ วันที่มา: https://www.ezyhr.com
อ่านเพิ่มเติม
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นปัญหาสำหรับหลายๆ บริษัท อย่างไรก็ตาม การปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างแท้จริงนั้นต้องอาศัยทั้งเวลาและแรงงาน คุณสามารถหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้จากอินเทอร์เน็ต แต่เคยไหม ไม่ว่าจะทำตามวิธีการที่หามาได้เท่าไหร่ ผลลัพธ์ก็ออกมาไม่เป็นอย่างที่คาดหวังแน่นอนว่าการศึกษาวิธีการตั้งแต่ระดับพื้นฐานนั้นมีประโยชน์ก็จริง แต่สิ่งสำคัญอีกอย่างก็คือการอ้างอิงจากแนวคิดและตัวอย่างที่เคยถูกนำไปปฎิบัติและได้ผลจริง ดังนั้นเราขอแนะนำเคล็ดลับสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานด้วยตัวอย่างที่สามารถนำไปใช้ได้จริงให้กับคุณ10แนวคิดและตัวอย่างที่ช่วยในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ที่คัดมาไว้เพื่อคุณ1.ตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้ง“การกำจัดงานที่ไม่มีประโยชน์” เป็นจุดแรกที่ต้องพิจารณาหากคุณคิดที่จะปรับปรุงวิธีการทำงานตัวอย่างเช่น เวลาคุณจัดทำเอกสารที่ไม่จำเป็นสำหรับใช้ในการประชุม นั่นถือว่าเป็นการเสียเวลาใช่ไหมดังนั้นกุญแจสำคัญในการตัดงานที่ไม่จำเป็นทิ้งก็คือ คุณควรพิจารณาก่อนว่าเอกสารหรือสิ่งที่คุณกำลังจะเตรียมอยู่นี้ “จะถูกนำไปใช้งานจริงๆหรือไม่” และ “จะถูกนำไปใช้เพื่ออะไร” หรือ “สิ่งนั้นมีความเกี่ยวข้อกับงานที่คุณทำในปัจจุบันหรือไม่”2.จัดลำดับความสำคัญของงานหลังจากตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปแล้ว ต่อไปจะเป็นการลำดับความสำคัญของงานที่เหลือยกตัวอย่างเช่น หากคุณมีงานอยู่2 ประเภท คือ งานที่ต้องใช้เวลามากกับงานที่ใช้เวลาน้อย ให้คุณเลือกทำงานที่ต้องใช้เวลามากก่อน และเก็บงานที่ใช้เวลาน้อยไว้ทำทีหลัง เพราะหากคุณเลือกที่จะทำแต่งานที่ใช้เวลาน้อยก่อน สุดท้ายก็อาจทำงานที่ต้องใช้เวลามากไม่เสร็จตามกำหนดเมื่อจัดลำดับความสำคัญของงานได้แล้ว ให้กำหนดตารางเวลาสำหรับงานแต่ละชิ้น เช่น ระบุรายละเอียดว่า “จะทำงานอะไร ตั้งแต่เวลากี่โมงถึงกี่โมง” เมื่อคุณคุ้นเคยกับการจัดตารางเวลาแล้ว คุณจะสามารถคำนวณได้ว่างานแต่ละชิ้นต้องใช้เวลามากน้อยเพียงใด3.เปลี่ยนงานให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติเมื่อดูจากเนื้อหาของงานแล้ว อาจมีงานที่ต้องทำแบบเดิมซ้ำๆทุกวันลักษณะของงานดังกล่าวมักจะเรียบง่าย แต่ปริมาณเยอะ และบ่อยครั้งที่มีผู้รับผิดชอบงานเพียงคนเดียวเท่านั้นที่เข้าใจวิธีการทำงานชิ้นนี้ ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงอย่างยิ่งที่งานจะหยุดชะงัก หากบุคคลที่รับผิดชอบงานไม่อยู่เพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานี้เกิดขึ้น คุณควรเปลี่ยนกระบวนการของงานที่ต้องทำซ้ำๆ มาเป็นกระบวนการอัตโนมัติ เช่น จัดการงานต่างๆบนExcelอีเมล และWordsโดยใช้มาโคร เพื่อจัดการกับงานให้สำเร็จด้วยการกดเพียงปุ่มเดียว ซึ่งกระบวนการนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้ทันที4.สร้างคู่มือการทำงานการสร้างคู่มือไว้เพื่ออธิบายวิธีการ หรือขั้นตอนการทำงาน สามารถช่วยให้พนักงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ลดความยุ่งยากและประหยัดเวลาที่อาจต้องใช้เพื่อสอบถามบุคคลอื่น โดยรวมการมีคู่มือไว้ใช้จึงสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างโดยตรงซึ่งหลักการในการสร้างคู่มือ สิ่งแรกที่ควรคำนึงถึง คือ ผู้อ่านต้องสามารถเข้าใจเนื้อหาคู่มือได้ง่ายๆ โดยผู้สร้างคู่มืออาจใช้ข้อความ ประกอบกับ รูปภาพ และตาราง เข้ามาไว้เพื่ออธิบายงานในคู่มือ เป็นต้น5.สร้างแผนผังการทำงาน“คู่มือการทำงาน” คือ เอกสารที่ใช้อธิบายเกี่ยวกับเนื้อหาการทำงานในแต่ละขั้นตอน ส่วน “แผนผัง (Flowchart)” คือ การอธิบายภาพรวมของการทำงานว่าใน 1วัน มีอะไรที่คุณจะต้องทำบ้างการสร้างแผนผังเพื่อใช้แสดงขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียดและชัดเจนนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานดีขึ้นอย่างไรก็ตาม หากคุณเข้าใจภาพรวมของงาน แต่ไม่เข้าใจเนื้อหาขั้นตอนของงานที่คุณทำ หรือ ต่อให้คุณเข้าใจเนื้อหาการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นอย่างดี แต่หากคุณไม่เข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมด คุณก็ไม่สามารถปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพได้เช่นกัน ดังนั้นการสร้างคู่มือการทำงานควบคู่ไปกับการจัดทำแผนผังการทำงานจะทำให้คุณได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด6.ใช้ฐานข้อมูลให้เป็นประโยชน์ฐานข้อมูล คือ ระบบที่รวบรวมสะสมข้อมูลของบริษัท ซึ่งคุณสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทราบข้อมูลเกี่ยวกับการจับจ่ายใช้สอยของลูกค้า รวมไปถึงข้อมูลสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์จากการตรวจสอบฐานข้อมูลที่บริษัทบันทึกไว้นอกจากนั้น หากคุณสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลที่ถูกบันทึกจากสถานกาณ์จริงอย่างละเอียด เช่น คำถามที่ได้รับจากลูกค้า คำตอบที่ให้กับลูกค้า ความคิดเห็นของลูกค้า วิธีรับมือกับปัญหา ผลการตอบแบบสอบถาม ฯลฯ คุณจะสามารถจัดการกับเรื่องต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกันอีกหนึ่งวิธีก็คือ คุณสามารถรวบรวมและแชร์ข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับคำถามและคำตอบที่พบบ่อยบนหน้าเว็บไซต์ของคุณ เพื่อลดเวลาในการตอบคำถามซ้ำๆกับลูกค้า7.แบ่งงานออกเป็นส่วนๆในเวลาที่งานเข้ามาพร้อมกันทีละมากๆ “ซะมิดะเระ” คือ วิธีจัดการและรับมือกับสถานการณ์ดังกล่าว เช่น หากคุณจัดทำเอกสารขึ้นมา50ชุด แล้วส่งต่อไปยังผู้รับผิดชอบอีกคนเพื่อดำเนินการต่อ การที่ผู้รับผิดชอบคนดังกล่าวต้องตรวจสอบเอกสารทั้ง50ชุด อีกครั้ง เป็นการใช้ทั้งแรงและเวลาอย่างมากดังนั้น หากลองเปลี่ยนวิธีมาเป็นการส่งเอกสารครั้งละ10ชุด จำนวน5ครั้ง ทั้งคุณและผู้รับผิดชอบคนถัดไปจะสามารถลดปริมาณงานและภาระที่ต้องดำเนินการในแต่ละครั้งลงได้อย่างมาก8.เปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานมนุษย์เรามีจุดแข็งและจุดอ่อนไม่เหมือนกัน บางครั้งคุณต้องทำงานที่คุณไม่ถนัดเอาเสียเลย ซึ่งหากเป็นไปได้ คุณอาจจะต้องลองปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆดู กรณีนี้ ฝ่ายบุคคลจะต้องพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับสถานการณ์ของพนักงาน และนำไปปรึกษาหัวหน้างานเพื่อพิจารณาปรับเปลี่ยนผู้รับผิดชอบงานนั้นๆ วิธีนี้ก็เป็นอีกหนึ่งแนวทางที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เช่นกันยกตัวอย่างเช่น แทนที่หัวหน้าจะมอบหมายให้พนักงานที่เก่งภาษาอังกฤษไปอยู่ฝ่ายขายหรือฝ่ายจัดการทั่วไป หัวหน้าควรจะมอบหน้าที่ในแผนกต่างประเทศให้กับพนักงานคนดังกล่าว เพราะการมอบหมายงานที่เหมาะกับความสามารถของพนักงานนั้น จะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้น9.เพิ่มความเร็วในการทำงานการเพิ่มความเร็วในการทำงานจะทำให้ประสิทธิภาพของการทำงานเพิ่มขึ้นตามไปด้วย ลักษณะของคนที่ทำงานเร็ว คือ สามารถดำเนินงานแต่ละอย่างได้รวดเร็ว เนื่องจากสมองคิดไวและ สามารถเชื่อมโยงสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็วอย่างไรก็ตาม หากการทำงานด้วยความรวดเร็วนำมาซึ่งข้อผิดพลาดมากมาย คุณก็จะต้องเสียเวลาไปกับการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น ส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพน้อยลงดังนั้น อย่าลืมว่าการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญก็จริง แต่คุณจะต้องพัฒนาทักษะของตัวคุณเองควบคู่ไปด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน คุณควรจะเพิ่มทักษะในการพิมพ์แบบสัมผัสเพื่อเพิ่มความเร็วในการพิมพ์ หรือ หากงานของคุณต้องใช้ภาษาอังกฤษ คุณควรจะเรียนภาษาอังกฤษเพิ่มเติมด้วย การเพิ่มทักษะในการทำงาน จะช่วยให้ประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มขึ้นอย่างแน่นอน10.ปฏิบัติตามแนวคิดแบบผสมผสานหากคุณผสมผสานแนวคิดที่คุณเรียนรู้มาและนำไปปฏิบัติร่วมกัน เช่น “สร้างคู่มือการทำงาน” และ “สร้างแผนผังการทำงาน” ไปพร้อมๆกัน ไม่เพียงแต่คุณจะเข้าใจเนื้อหาของงานมากขึ้นแล้ว คุณจะเข้าใจภาพรวมของงานทั้งหมดได้ดีขึ้น และสิ่งต่างๆเหล่านี้จะส่งผลไปถึง “การทำงานที่เร็วขึ้น” อีกด้วยอย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรนำแนวคิดทุกอย่างที่คุณรู้มาปฏิบัติพร้อมกันในครั้งเดียว เพราะแนวคิดต่างๆนั้นมีทั้งสิ่งที่ปฏิบัติร่วมกันได้และไม่ได้ แนวคิดที่ไม่สามารถนำมาใช้ร่วมกันได้ สามารถส่งผลให้ประสิทธิภาพในการทำงานของคุณลดลง ดังนั้นคุณควรพิจารณาให้ดีก่อนตัดสินใจดำเนินการใดๆประเด็นสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ได้ผลวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานนั้นมีมากมาย แต่การปฏิบัติตามแนวคิดเหล่านั้นอย่างเดียวอาจไม่ได้ผลมากนัก สิ่งสำคัญก็คือคุณควรนำแนวคิดไปใช้ให้ตรงจุดการทดลองปฏิบัติตามแนวคิดต่างๆ สิ่งที่ควรทำมีดังนี้ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องการปรับปรุงตัดสินใจว่า “ต้องการปรับปรุงเรื่องใดเพื่อจุดประสงค์ใดบ้าง” เช่น สร้างคู่มือการทำงานเพื่อให้คุณภาพการทำงานเป็นมาตรฐานเดียวกันวิธีนี้จะช่วยให้คุณเห็นว่าควรเริ่มดำเนินการจากสิ่งใดก่อนตัดงานประจำวันที่ไม่มีประโยชน์ออกไปควรแจกแจงงานที่คุณทำเป็นประจำในแต่ละชั่วโมงออกมา โดยระบุว่าเริ่มทำตั้งแต่กี่โมงถึงกี่โมง และใครต้องทำงานอะไรบ้างวิธีนี้จะทำให้คุณเห็นว่า ในขณะเดียวกันนั้นมีใครบ้างที่ทำงานแบบเดียวกันหรือทำงานที่ไม่จำเป็นอยู่ ซึ่งจะทำให้คุณรู้ว่าควรตัดงานส่วนใดออกไปหางานซ้ำซ้อนที่สามารถทำร่วมกันได้งานบางอย่างสามารถทำร่วมกันได้ เช่น หากคนในแผนกอื่นมีงานที่ใกล้เคียงหรือซ้ำซ้อนกับงานของคุณ ให้ตัดสินใจร่วมกันในการให้คนใดคนหนึ่งทำงานนั้นๆแค่คนเดียวใช้คู่มือการทำงานเพื่อยกระดับคุณภาพการทำงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกันรักษาคุณภาพงานให้มีมาตรฐานเดียวกัน ด้วยการใช้คู่มือการทำงานให้พนักงานทำงานได้เหมือนๆ กันข้อควรระวังหากนำแนวคิดเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมาใช้สิ่งสำคัญคือการหาวิธีปรับปรุงการดำเนินการต่างๆตามแนวคิดและตัวอย่างที่ประสบความสำเร็จ อย่างไรก็ตามหากคุณมุ่งเน้นในการพัฒนามากเกินไปอาจส่งผลในทางตรงข้าม ฉะนั้นหากคุณจะยึดแนวทางปฏิบัติและตัวอย่างการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ข้อควรระวังมีดังนี้ไม่ควรปฏิบัติตามแนวคิดเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดในทันทีจริงอยู่ว่าปัจจุบัน มีแนวคิดและตัวอย่างมากมายเกี่ยวกับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น แต่อย่าคิดที่จะปฏิบัติตามวิธีการทุกอย่างในทันที เพราะนั่นไม่หมายความว่าผลลัพธ์จะต้องออกมาดีเสมอไปการปฏิบัติตามแนวคิดเพียงอย่างเดียวแต่ทำเต็มที่ได้ 100เปอร์เซ็นต์ย่อมให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการปฏิบัติตามแนวคิดทั้งหมด แต่ทำได้เพียง10เปอร์เซ็นต์ของแต่ละแนวคิด ฉะนั้นหากคุณเลือกจะปฏิบัติตามแนวคิดทุกวิธีไปพร้อมๆกัน ในที่สุดคุณก็ทำได้เพียงครึ่งๆกลางๆและสุดท้ายก็อาจจะไม่ได้พัฒนาอะไรเลยสิ่งสำคัญคือการวางแผนตามความสถานการณ์จริงเพื่อให้สอดคล้องกับความสามารถของพนักงาน และหมั่นตรวจสอบว่าพนักงานสามารถปฏิบัติตามแผนการพัฒนาที่วางไว้ได้จริงหรือไม่เรียนรู้จากข้อผิดพลาดและนำมาแก้ไขการทำงานย่อมมีการผิดพลาดเสมอ สิ่งสำคัญไม่ได้อยู่ที่ตัวข้อผิดพลาดเอง แต่อยู่ที่การรับมือจัดการกับข้อผิดพลาดนั้นๆสิ่งที่ไม่ควรทำอย่างยิ่งเลยคือการไม่รายงานข้อผิดพลาดกับหัวหน้าของคุณ จริงอยู่บางครั้งคนเราทำอะไรผิดพลาดก็ไม่อยากบอกให้ผู้อื่นทราบ แต่หากข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นไม่ได้รับการปรับปรุงแก้ไขและยังเกิดขึ้นอีกซ้ำๆ นั่นไม่เพียงแต่จะทำให้งานล่าช้า แต่อาจส่งผลให้บริษัทเกิดความเสียหายได้ก่อนอื่น ให้รายงานความผิดพลาดที่เกิดขึ้นอย่างตรงไปตรงมา เช่น “ปัญหาคืออะไร” และ “สาเหตุของปัญหาคืออะไร” และหาวิธีจัดการกับความผิดพลาดนั้น นอกจากนี้คุณควรแบ่งปันข้อมูลของปัญหาและวิธีการจัดการกับปัญหาให้พนักงานคนอื่นๆทราบเพื่อป้องกันไม่ให้เหตุการณ์เดิมเกิดขึ้นซ้ำอีกสรุปปัจจุบันแนวคิดการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ถูกนำมาปฏิบัติกันอย่างแพร่หลาย แต่สิ่งสำคัญคือการเลือกแนวคิดและวิธีการปรับปรุงที่เหมาะสมกับบุคลากรในองค์กรของคุณที่มา: https://teachme-biz.com/th/blog/manual-efficiency-idea10/
อ่านเพิ่มเติม
